การควบคุมการบริหารค่าตอบแทน

 การควบคุมการบริหารค่าตอบแทน

จุดมุ่งหมายของการควบคุมการบริการค่าตอบแทน

1 .เพื่อให้มากรปฏิบัติตามวัตถุประสงค์และนโยบายขององค์การ เป็นผลผลิตขององค์การจึงจำเป็นต้องมีการควบคุมโครงการบริหารค่าตอบแทนด้วยการตรวจสอบว่า  ได้มีการปฏิบัติตามสาระสำคัญต่างๆ  ของการบริหารค่าตอบแทนและการจัดทำโครงการค่าตอบแทนหรือไม่  เพื่อวัตถุประสงค์และนโยบายองค์การ

2. เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการบริหารค่าตอบแทนเกิดความเป็นธรรมและความเสมอภาคในระหว่างพนักงานด้วยกันเอง การประเมินงานจะช่วยให้เกิดความเสมอภาคในระหว่างพนักงาน นำมาใช้ในการจัดทำโครงการค่าตอบแทน การควบคุมโคตรการบริหารค่าตอบแทนจึงจำเป็นต้องมีการควบคุมและตรวจสอบเกี่ยวกับการวิเคราะห์งานและการประเมินผลการปฏิบัติงาน เพื่อให้เกิดความเป็นธรรมและความเสมอภาคแก่พนักงาน

3. เพื่อให้แน่ใจว่าการบริหารค่าตอบแทนมีผลในการเสริมสร้างประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของพนักงานการบริหารค่าตอบแทนที่ดีจะต้องมีการติดตามประเมินผลอยู่เสมอว่า การจ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานมีผลต่อการสร้างประสิทธิภาพขององค์การ

4. เพื่อการต้นทุนแรงงานให้ได้ผล

4.1 ค่าตอบแทนทางตรง ได้แก่ ค่าจ้าง เงินเดือน โบนัส ค่านายจ้างการขาย ซึ่งหลักการจ่ายค่าตอบแทนทางอ้อมมักพิจารณาจากความรับผิดชอบของนายจ้างในการช่วยเหลือเกื้อกูลพนักงาน

4.2 ค่าตอบแทนทางอ้อม ได้แก่ค่ารักษาพยาบาล หรือเงินช่วยเหลือต่างๆ ซึ่งหลักการจ่ายค่าตอบแทนทางอ้อมมักพิจารณาจากความรับผิดชอบของนายจ้างในการช่วยเหลือเกื้อกูลพนักงาน

5. เพื่อตรวจสอบความถูกต้องความสอดคล้องกับกฎหมายและสภาพแวดล้อมทางการบริหารด้านต่างๆ

ในด้านความถูกต้องตามกฎหมายสิ่งที่ต้องพิจารณา 2 ด้าน (1) ค่าตอบแทนในรูปค่าจ้างหรือเงินเดือน ที่องค์การจ่ายให้พนักงาน จะต้องไม่ต่ำกว่าอัตราค่าจ้างขั้นต่ำตามกฎหมาย (2) การจ่ายผลประโยชน์ตอบแทนและสวัสดิการต่างๆ ต้องไม่ต่ำกว่าที่กฎหมาย คุ้มครองแรงงานที่กำหนดไว้

สาระสำคัญในการควบคุมในการบริหารค่าตอบแทน

1. การควบคุมเกี่ยวกับการวิเคราะห์ และการประเมินค่างาน ควรมีการทบทวนการวิเคราะห์งานและการจัดทำปรับปรุงการประเมินค่างาน เป็นครั้งคราว เพื่อนำผลการประเมินค่างานใหม่ไปใช้ในการปรับปรุงอัตราค่าตอบแทน เพราะการวิเคราะห์งานและการประเมินค่างานมีความสำคัญต่อการทำให้ทราบค่า ที่ถูกต้องของงาน

2. การควบคุมโครงสร้างค่าตอบแทน

2.1 การจ้างงานและการกำหนดอัตราค่าจ้าง กรณีที่เป็นการจ้างงานสำหรับพนักงานใหม่ หากเป็นการจ้างในตำแหน่งงานที่มีอยู่แล้วในการควบคุมที่ได้ผลจำเป็นต้องมีการกำหนดขอบเขตและอำนาจหน้าที่ในการว่าจ้างและการกำหนดอัตราการจ้าง สำหรับหน่วยงานต้นสังกัดให้เป็นไปตามนโยบายและระเบียบปฏิบัติขององค์การ

2.2 การปรับและขึ้นค่าตอบแทน ควรใช้โคตรสร้างค่าตอบแทนเป็นกรอบในการพิจารณา ประกอบกับการประเมินผลการปฏิบัติงานหรือเหตุผลอื่นๆที่จำเป็น เนื่องจากวิธีการปรับและขึ้นค่าตอบแทน มีหลายวิธีและมีความยืดหยุ่นสูง ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาความไม่เป็นทำแก่พนักงานได้

3. การควบคุมแผนการจ่ายค่าตอบแทนแบบจูงใจ ในการจ่ายค่าตอบแทนแบบจูงใจนั้น ฝ่ายบริหารจะกำหนดมาตรฐานของงานแต่ละชิ้น ใช้เป็นเกณฑ์ในการวัดผลวัดผลงานที่พนักงานปฏิบัติ โดยทั่วไปถ้าผลงานสูงกว่ามาตรฐานลูกจ้างจะได้รับค่าตอบแทนจูงใจ

3.1 มาตรฐานงาน (Job standard) ควรเป็นมาตรฐานอยู่บนพื้นฐานการปฏิบัติได้จริงและอยู่ในระดับที่ท้าทายความสามารถในการทำงาน

3.2 การวัดผลการปฏิบัติงาน (performance measurement) การวัดผลการปฏิบัติงานถือเป็นหัวใจของระบบการควบคุมเป็นกระบวนการที่ทำให้ทราบถึงระดับการปฏิบัติงาน ของพนักงานแต่ละคน

3.3 การปรับปรุงแผนการจ่ายค่าตอบแทนแบบจูงใจให้เหมาะสมและทันสมัยอยู่เสมอ ความซับซ้อนของสภาพแวดล้อมและการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น มีผลทำให้แผนการจ่ายค่าตอบแทนแบบจูงใจมีข้อจำกัด

4. การตอบควบคุมแผนการจ่ายค่าตอบแทนทางอ้อม การควบคุมแผนการจ่ายค่าตอบแทนทางอ้อมในแต่ละประเภทมีความแตกต่างกัน โดยค่าตอบแทนทางอ้อมประเภทที่จ่ายตามที่กฎหมายกำหนด มีการควบคุมให้สอดคล้องกับข้อกำหนดตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การควบคุมค่าตอบแทนทางอ้อมที่ฝ่ายบริหารกำหนดให้มีขึ้นเองตามความสมัครใจ

                   เทคนิคการควบคุมการบริหารค่าตอบแทน         

1.การควบคุมโดยใช้ระบบงบประมาณค่าตอบแทน หลักการบริหารและควบคุมที่องค์การสมัยใหม่นิยมใช้ได้แก่ วิธีการจัดทำงบประมาณ แต่ด้วยเหตุที่ต้นทุนแรงงานอันเกิดจากค่าจ้าง เงินเดือน ผลประโยชน์ตอบแทนลูกจ้างและพนักงานต่างๆในองค์การ

2.การตรวจสอบและการวิเคราะห์เพื่อประเมินผลการบริหารค่าตอบแทน

2.1การตรวจสอบคำบรรยายลักษณะงาน หน้าที่การงานของพนักงานในตำแหน่งงานต่างๆได้จัดทำขึ้นตามหน้าที่การปฏิบัติงานที่มีอยู่จริงในช่วงขณะที่จัดทำ บางครั้งยังมีปัญหาการมอบหมายงานให้พนักงานปฏิบัติไม่ตรงตามคำบรรยายลักษณะงาน ดังนั้นการใช้คำอธิบายหน้าที่การงานเดิมและผลจากการปะเมินค่างานเดิมจึงไม่เป็นการถูกต้อง การตรวจสอบเป็นครั้งคราวจะช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้

2.2การตรวจบัญชีค่าตอบแทน มีการควบคุมและอนุมัติการจ่ายค่าตอบแทนในอัตนราที่กำหนดไว้ในโครงสร้างค่าตอบแทนในระบบการบริหารในองค์การ ต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอนอกจากนี้การตรวจสอบยังต้องรู้ว่ามีการจ่ายค่าตอบแทนโดยไม่ผ่านการอนุมัติระเบียบที่กำหนไว้หรือไม่ด้วย

2.3การตรวจสอบผลการพิจารณาปรับค่าตอบแทน การปรับค่าตอบแทนจะถูกกำหนดและควบคุมโดยงบประมาณค่าตอบแทนแต่ปัญหาเฉพาะรายอาจมีการปรับเงินเดือนให้โดยไม่ถูกต้อง ตามระเบียบปฏิบัติจำเป็นต้องป้องกันด้วยการตรวจสอบโดยละเอียดในการพิจารณาปรับเงินเดือนของทุกหน่อยงานให้ทั่วถึง

2.4การตรวจสอบทะเบียนประวัติพนักงาน ในการตรวจสอบทะเบียนประวัติพนักงานบางคนนั้นนอกจากเพื่อให้มีทะเบียนประวัติพนักงานที่ถูกต้องแล้วยังจำเป็นต้องดูว่าทะเบียนประวัติได้จัดทำขึ้นตรงตามจำนวนพนักงานที่ว่าจ้างไว้หรือไม่ ดังนั้นจึงต้องตรวจสอบอย่างระมัดระวังอย่าสม่ำเสมอ

2.5การตรวจสอบการบริหารค่าตอบแทนรวมทั้งผลประโยชน์ของพนักงาน  มุ่งเน้นที่การพิจารณาอย่างกว้างๆ ถึงผลกระทบที่ตามมาจากการบริหารค่าจ้าง เงินเดือน สวัสดิการ และผลประโยชน์สำหรับพนักงานโดยวัดจากทัศนะคติของพนักงานแต่ละระดับที่มีต่อนโยบายและระเบียบปฏิบัติ

(1.)การวิเคราะห์สัดส่วนกำลังคนในองค์การเกี่ยวกับค่าตอบแทน การหาอัตราส่วนระหว่างหัวหน้างานกับจำนวนพนักงานที่ควบคุมบังคับบัญชา บางกรณีอาจพบว่าหัวหน้างานมีจำนวนมากเกินไป ถ้าหากพัฒนาให้หัวหน้างานมีความรู้ความสามารถมากขึ้น ก็อาจทำให้หัวหน้างานหนึ่งคนสามารถควบคุมบังคับบัญชาพนักงานในสังกัดได้มากขึ้น

(2.)การวิเคราะห์สัดส่วนระหว่างต้นทุนแรงงานค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ ในช่วงระยะตั้งแต่ปี

พ.ศ.2516-2545 หลายครั้งที่มีการปรับปรุงค่าแรงงานขั้นต่ำและการช่วยเหลือค่าครองชีพให้แก่คนงานในโรงงานหลายครั้งที่การปรับปรุงแรงงานขั้นต่ำและช่วยเหลือค่าครองชีพให้แก่คนงานในโรงงานอุตสาหกรรมเพิ่งสูงมาก ดังนั้นจึงทำให้สัดส่วนการเพิ่มของการใช้จ่ายด้านแรงงานสูงกว่าค่าใช้จ่ายในการดำเดินงานอื่นๆของกิจการการวิเคราะห์เพื่อเปรียบเทียบโดยสม่ำเสมออาจนำไปสู่การตัดสินใจของฝ่ายบริหารเพื่อการลงทุนในด้านการปรับปรุงเครื่องมือ เครื่องจักรที่สามารถ ลดจำนวนคนทำงานลง เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายในระยะเวลายาวให้ได้ผล ขณะที่อัตราการเพิ่มกำลังแรงงานสูงขึ้นจึงมีผลทำให้เกิดการว่างงานในปัจจุบัน

 การควบคุมการบริหารค่าตอบแทนด้วยการติดต่อสื่อสาร      

วัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสารเพื่อการบริหารค่าตอบแทนจะมุ่งไปที่บุคคลและหน่วยงานดังนี้

1.ลูกจ้างทุกคนและทุกกลุ่มลุกจ้าง เช่นคณะกรรมการ ลูกจ้างสหภาพแรงงานเพื่อให้เกิดการรับรู้ความเข้าใจและการยอมรับในหลักความถูกต้อง วิธีทำและเป็นธรรมและการบริหารค่าตอบแทน

2.กลุ่มพนักงานและระดับบังคับบัญชา เพื่อให้หัวหน้างานและนักบริหารเข้าใจถึงนโยบายความจำเป็น ข้อมูลต่างๆโดยละเอียด เพื่อการอธิบายชี้แจงให้พนักงานในบังคับบัญชาทั้งคนเก่าเพื่อตอบข้อซักถามข้อร้องทุกของพนักงานในหน่วยงานเป็นเบื้องต้นด้วย

3.หน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการบริหารค่าตอบแทน การรับรู้และประสานงานการปฏิบัติการได้อย่างดี ตามหน้าที่ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง เช่น แผนกบริหารค่าตอบแทน แผนกว่าจ้างและทะเบียนประวัติ แผนกสวัสดิการ แผนกแรงงานสัมพันธ์ในฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายพนักงานสัมพันธ์ ฝ่ายวิจัยและวางแผน ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายประชาสัมพันธ์และวารสาร

 ระเบียบการปฏิบัติและการสั่งการในการบริหารค่าตอบแทน

ความเป็นและประโยชน์ของระเบียบปฏิบัติในการบริหารค่าตอบแทนมีดังนี้

1.การออกระเบียบตามความจำเป็นที่กำหนดบังคับไว้ตามกฎหมาย

1.1เป็นเรื่องที่ต้องปฏิบัติตามห้ามฝ่าฝืน

 สอดคล้องไปตามที่กฎหมายบัญญัติไว้

2.การออกระเบียบปฏิบัติเพื่อความเข้าใจอันดีของพนักงานและเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติ

2.1การออกระเบียบปฏิบัติในการขึ้นและปรับค่าตอบแทนเพื่อให้เป็นหลักในการดำเดินการ

3.การสั่งการในการบิหารค่าตอบแทนเป็นกรณีพิเศษนอกเหนือระเบียบปฏิบัติโดยปกติ การสั่งการในการบริหารค่าตอบแทนเป็นกรณีพิเศษเป็นไปตามนอกเหนือระเบียบปฏิบัติโดยปกติเพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์การเฉพาะกิจ เฉพาะกรณี

3.1การดำเนินการเรื่องการว่าจ้างบุคคลที่ให้ค่าตอบแทนสูงหรือมีเงื่อนไขพิเศษ

3.2กรณีที่มีผลกระทบต่องบประมาณค่าตอบแทนของหน่วยงาน

3.3การสั่งการให้มีการปฏิบัติเป็นพิเศษ[1]

---

[1] กิ่งพร  ทองใบ.การบริหารค่าตอบแทน.กรุงเทพมหานคร:ธรรมสาร จำกัด,2545